Videokonferenz-Tools unter die Lupe genommen

Das Digitale Innovationszentrum Rostock testet digitale Konferenzlösungen

Chancen nutzten

Corona legt uns Steine in den Weg, doch vielleicht gibt uns dieses Stolpern den nötigen Anstoß zu einer dynamischen und schnellen Entwicklung. Um wieder Fuß zu fassen und vorwärts zu gehen, können uns die Chancen der Digitalisierung ein großes Stück weiterbringen. Videokonferenzen, Home-Office und Online-Marktplätzte sind Potentiale der Digitalisierung, welche uns jetzt die Existenz sichern können und auch nach der Corona Krise die Arbeit verändern werden. Wohlmöglich kann uns diese Krise zu großen Fortschritten drängen, welche unseren Arbeitsalltag nachhaltig mobilisieren, flexibler und effizienter machen. 

Kommunikation ist alles- Grade jetzt!

Meetings sind für Unternehmen unverzichtbar, doch gewinnen sie besonders in Krisensituationen an Relevanz. Anstatt über „Kettenbriefe“ die Absprachen zu verbreiten, kann über die unmittelbare Interaktion ein effizienter Austausch stattfinden. Entscheidungen können direkt getroffen werden, und Signale zwischen den Zeilen bauen gegenseitiges Verständnis auf.  Die Situation ist kritisch und emotional und grade dann funktionieren persönliche Besprechungen einfach besser. 

Holen wir Team-Meetings zurück auf die Tagesordnung!

Teamarbeit und persönlicher Kontakt sind trotz Kontaktverbot möglich und das sogar gemütlich am eigenen Küchentisch. Web- und Videokonferenzen ermöglichen eine ortsunabhängige und dennoch ein sehr persönliches Zusammenarbeiten. Voraussetzung für ein funktionierendes Meetings mit dem Team ist eine ausgereifte Technik, die einen schnellen und unproblematischen Austausch ermöglicht. Wir stellen unsere Favoriten für eine effektive Online-Konferenz vor, welche das virtuelle Meeting zu einem festen Bestandteil der Zusammenarbeit in jedem Unternehmen und zu einem Erfolg werden lässt.

Der Klassiker: Skype

Skype ist sicherlich die bekannteste Videotelefonie-Anwendung. Skype stellt eine gute Wahl für Teamkonferenzen mit einem festen Personenkreis dar.Videokonferenzen sind für bis zu 50 Personen kostenfrei und eine gute Allround-Wahl. Mit verschiedenen Geräten kann die Anwendung genutzt werden (iOS, Android, Windows, macOS, Linux, die Browser Chrome und Edge) und es kann auch ins Ausland telefoniert werden. Wichtig ist jedoch eine gute Internetverbindung, um nicht ins Stocken zu geraten. Spontane Online-Konferenzen, Videokonferenzen und Desktop Sharing (Bildschirm der jeweiligen Gesprächspartner*innen wird auf eigenem Bildschirm sichtbar) können mit maximal 50 Teilnehmenden durchgeführt werden.Kommt es zur Bildschirmfreigabe, machen sich die limitierten Funktionsmöglichkeiten bemerkbar: Weder die Tastatur- noch Mauskontrolle kann an bestimmte Teilnehmenden übertragen, noch Elemente mit Markierungswerkzeugen bearbeiten bzw. hervorheben werden.

Der Simple: GoMeetNow

GoMeetNow ist ein simples, strukturiertes und schnörkelloses Programm, welches besonders für Einsteiger*innen eine gute Webkonferenz-Lösung ist. Trotz des schlichten und eher rationalen Designs stehen den Moderator*innen alle entscheidenden Funktionen übersichtlich zur Verfügung. Auch Einstiger*innen finden sich schnell auf den ersten Blick zurecht und erhalten zudem durch die Info Bubbles zusätzliche Erklärungen. Die Software kann in Outlook und Google Kalender integriertwerden. Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden und Online-Konferenzen sind für maximal vier Personen jederzeit möglich. Das Online Meeting Tool gibt es als eine Produktvariante zu einem monatlichen Preis. Bei dieser Version kann die Anzahl der Teilnehmenden flexibel bis zu 100 Personen gestaltet werden, sodass nur für so viele Teilnehmende gezahlt wird, wie benötigt werden. In der Testphase kann das Programm kostenlos genutzt werden, hierbei muss jedoch eine 20- minütige Auszeit je Session eingenommen werden. Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden und Online-Konferenzen sind für maximal vier Personen jederzeit möglich. Die Software eignet sich nur für geplante Meetings, wobei die Teilnehmenden keinen GoMeetNow-Account, jedoch eine Einladung zu dem festen Termin benötigen.

Der Spezialist: Zoom

Zoom gilt als wahrer Profi unter den Anbietern für virtuelle Konferenzen mit individuellen Preisplänen. In der kostenlosen Version können bis zu 100 Personen an Online-Konferenzen teilnehmen, in den kostenpflichtigen Abos sogar 1.000 Teilnehmende.

Das Online-Programm ist ein sehr umfangreicher und dennoch übersichtlicher Service, welcher sich gut für Unternehmen eignet, welche in Zukunft regelmäßig Webkonferenzen und Webinare durchführen möchte, bis hin zu Online-Trainings. Bei der Online-Konferenz kann der/ die Moderator*in seinem/ ihrem Bildschirm oder nur ausgewählte Applikationen den Teilnehmenden präsentieren. Das Tool ermöglicht das gemeinsame Verfassen und Teilen von Dateien und Textnachrichten, sowie das Versenden von Einladung über Outlook. Die Software ist aufgrund seiner Methoden sehr gut für virtuelle Gruppenarbeiten geeignet.  
Zoom ist eine ausgereifte Web-Meeting- und Webinar-Software mit vielen nützlichen Funktionalitäten, welches sich gut für Unternehmen eignet, welche in Zukunft ortsunabhängiger arbeiten möchten.

Der Nachhaltige: MeetGreen

Mit MeetGreen können Webkonferenzen jederzeit spontan stattfinden und eignen sich neben Teammeetings auch für Kundengespräche. Die Konferenzen sind für bis zu 35 Teilnehmende mit dem rein browserbasierten Tool möglich. Für das einfache Webkonferenz-Tool ist keine Softwareinstallation notwendig. Ein Link zur Online-Konferenz genügt und es können Funktionen wie das Desktop-Sharing und der PowerPoint Präsentation genutzt werden. Die Moderator*innen-Rolle kann während der Konferenz auch an andere Teilnehmende übergeben werden. Die Palette an Funktionen ist bei diesem Tool jedoch eher geringgehalten. Bei dem kostenpflichtigen Programm fließen pro Abo monatlich 1 Euro als Spende an ausgewählte Umweltprojekte. Für gemeinnützige Vereine/Verbände und Organisationen ist das Tool für 20 Teilnehmende kostenfrei.

Der Sichere: Jitsi Meet

Das Open-Source-Projekt Jitsi öffnet einen der sichersten Online-Meetingräume vollkommen kostenlos für das Team. Neben der hohen Privatsphäre bietet Jitsi zahlreiche Funktionen, eine sehr gute Qualität und das alles ganz ohne Werbung. Im Vergleich zu Skype ist Jitsi jedoch deutlich komplizierter. Dennoch zählt diese Videokonferenz-Lösung aufgrund seiner flexiblen Vernetzung mit einer Vielzahl an Instant-Messengern, einer gemeinsame Dokumentenbearbeitung und der unschlagbaren Privatsphäre zu unseren Favoriten. Jitsi Mett kann einfach als Web-App in einem Browser ausgeführt werden, ohne etwas auf dem Computer installieren zu müssen. Und wer sich nun fragt, wie das alles so fei möglich ist: Neben dem Engagement der Open-Source-Community steckt die Firma 8×8 dahinter.

Ein Schritt für die Zukunft 

Online-Meetings sind eine allgemein preiswerte, leicht zu bedienende und flexibel Möglichkeit, um gemeinsam berufliche Herausforderungen zu bewältigen, trotz räumlicher Distanz eng zusammenzuarbeiten und mit neuen Werkzeugen die Meetings unterhaltsam und zielführend zu gestallten.

Webkonferenzen werden auch künftig hoch im Kurs stehen und können für wichtige Termine mit Kunden, Teammeetings oder für die Durchführung von Bewerbungsgesprächen eine schnelle und praktische Lösung bieten. Daher ist es sinnvoll sich jetzt für ein Programm zu entscheiden, welches Sie beständig in der Zukunft begleiten wird. Einige Meeting-Tools gibt es bereits mit mehr oder weniger Einschränkungen als kostenlose oder als Schnupperversion zum Ausprobieren. Wir empfehlen, dieses Angebot zu nutzen. 

Bleibt interessiert und gesund.

Euer DIZ-Team

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